Panduan Pengguna Portal

🎯 Mengapa Sistem Ini Ada?Why Does This System Exist?

Sebelum sistem ini, permintaan ke departemen IT, HR, atau layanan lain dilakukan secara tidak terstruktur — melalui pesan pribadi, email, atau bahkan lisan. Akibatnya, permintaan sering terlewat, tidak terpantau, dan tidak ada catatan penanganan.

Before this system, requests to IT, HR, or other departments were unstructured — made via personal messages, email, or even verbally. As a result, requests were often missed, untracked, and had no handling records.

Dengan sistem ini, setiap permintaan Anda tercatat, terlacak, dan ditangani secara terukur. Anda bisa memantau status tiket kapan saja.

With this system, every request is recorded, tracked, and handled measurably. You can monitor ticket status at any time.

📋

Tercatat & TerlacakRecorded & Tracked

Setiap permintaan memiliki nomor tiket unik dan riwayat lengkap. Every request has a unique ticket number and a complete history.

⚡

Respons Lebih CepatFaster Response

Tiket langsung masuk ke sistem dan terlihat oleh tim support. Tickets go directly into the system and are visible to the support team.

🔍

Pantau Status Real-timeReal-time Status

Anda bisa melihat status tiket kapan saja dari dashboard portal. You can check your ticket status anytime from the portal dashboard.

📚

Knowledge BaseKnowledge Base

Cari solusi mandiri sebelum mengajukan tiket — hemat waktu Anda. Find self-service solutions before submitting a ticket — save your time.

🚀 MemulaiGetting Started

🔑 Login

Cara tercepat dan paling aman untuk masuk adalah dengan akun Microsoft kantor Anda (Single Sign-On) — tidak perlu mengingat password terpisah untuk aplikasi ini.

The fastest and most secure way to log in is with your work Microsoft account (Single Sign-On) — no separate password to remember for this application.

⭐ Direkomendasikan: gunakan tombol Continue with Microsoft di halaman login — bukan username/password. Recommended: use the Continue with Microsoft button on the login page — not username/password.

1

Buka browser dan masuk ke URL portal yang diberikanOpen your browser and go to the portal URL provided

2

Klik tombol Continue with MicrosoftClick the Continue with Microsoft button

3

Masuk menggunakan akun Microsoft / email kantor Anda di halaman login MicrosoftSign in with your work Microsoft account / email on the Microsoft login page

4

Anda otomatis diarahkan kembali ke portal — selesai, tanpa mengisi password aplikasiYou're automatically redirected back to the portal — done, no application password needed

ℹ️ Tombol Continue with Microsoft hanya muncul jika admin sudah mengaktifkan SSO untuk organisasi Anda. Jika tidak terlihat, gunakan metode username/password di bawah, atau hubungi admin untuk mengaktifkan SSO. The Continue with Microsoft button only appears once your admin has enabled SSO for your organization. If it's not showing, use the username/password method below, or ask your admin to enable SSO.

Alternatif: Username & PasswordAlternative: Username & Password

1

Masukkan username dan password AndaEnter your username and password

2

Klik tombol LoginClick the Login button

💡 Gunakan email kantor atau username yang telah didaftarkan. Jika belum memiliki akun, ikuti langkah Request Akun di bawah. Use your company email or registered username. If you don't have an account yet, follow the Account Request steps below.

👤 Request Akun BaruRequest a New Account

Jika Anda belum memiliki akun, hubungi tim support untuk meminta pembuatan akun.

If you don't have an account, contact the support team to request account creation.

1

Hubungi tim support via portal atau emailContact the support team via portal or email

2

Berikan: nama lengkap, email, dan departemen/divisiProvide: full name, email, and department/division

3

Tim support akan membuatkan akun dan mengirimkan kredensialThe support team will create the account and send you credentials

🔓 Lupa PasswordForgot Password

Gunakan fitur reset password yang tersedia di halaman login.

Use the password reset feature available on the login page.

1

Klik Lupa Password? di halaman loginClick Forgot Password? on the login page

2

Masukkan email yang terdaftarEnter your registered email

3

Cek email — klik link reset yang dikirimkanCheck your email — click the reset link sent to you

4

Buat password baru dan simpanCreate a new password and save

⚠ Link reset password hanya berlaku selama 15 menit. Jika kadaluarsa, ulangi prosesnya. The reset link is only valid for 15 minutes. If expired, repeat the process.

🏠 Portal LayananService Portal

Setelah login, Anda akan melihat Portal Layanan — halaman utama yang menampilkan semua kategori layanan yang tersedia beserta daftar tiket Anda.

After logging in, you will see the Service Portal — the main page displaying all available service categories and your ticket list.

Elemen di DashboardDashboard Elements

ElemenElement	KeteranganDescription
SapaanGreeting	Menyapa Anda berdasarkan nama atau username akun.Greets you by name or account username.
Kartu KategoriCategory Cards	Setiap layanan dikelompokkan dalam kategori dengan ikon dan deskripsi. Klik untuk mengajukan tiket.Each service is grouped with an icon and description. Click to submit a ticket.
Sub-KategoriSub-categories	Beberapa kategori memiliki sub-layanan. Klik kategori induk untuk memilih sub-layanan yang spesifik.Some categories have sub-services. Click the parent to choose a specific sub-service.
Tiket SayaMy Tickets	Daftar tiket yang pernah Anda ajukan beserta statusnya saat ini.A list of tickets you have submitted along with their current status.

🔐 Beberapa kategori ditandai Confidential — tiket yang diajukan di kategori ini hanya dapat dilihat isi dan subjeknya oleh staf berwenang. Some categories are marked Confidential — only authorised staff can view the content and subject of tickets in these categories.

📩 Mengajukan TiketSubmitting a Ticket

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengajukan tiket layanan baru.

Follow these steps to submit a new service ticket.

Langkah-langkah:Steps:

1

Di halaman portal, klik kartu kategori yang sesuai dengan permintaan AndaOn the portal page, click the category card that matches your request

2

Jika kategori memiliki sub-kategori, pilih sub-layanan yang paling tepatIf the category has sub-categories, select the most appropriate sub-service

3

Isi Requestor Info: ketik Full Name lalu pilih dari daftar agar Work Email, Job Role, dan Entity terisi otomatis. Lalu isi Location (wajib — Balikpapan, Jakarta, Morowali, atau Others) + Subyek (ringkasan singkat) + Deskripsi (detail masalah) + Lampiran (opsional) Fill in Requestor Info: type Full Name and pick from the list so Work Email, Job Role, and Entity auto-fill. Then fill Location (required — Balikpapan, Jakarta, Morowali, or Others) + Subject (brief summary) + Description (detail) + Attachment (optional)

4

Klik Submit — halaman sukses akan menampilkan nomor tiket Anda (contoh: IT-00042)Click Submit — the success page shows your ticket number (e.g., IT-00042)

💡 Beberapa kategori memiliki teks template yang sudah diisi di kolom deskripsi. Edit sesuai kebutuhan — lengkapi informasi yang diminta dan hapus bagian yang tidak relevan. Some categories have a template text pre-filled in the description field. Edit as needed — fill in the requested information and remove irrelevant parts.

Saluran Pengajuan:Submission Channels:

📧 Email → 🌐 Web Portal → 🎫 Tiket TerpusatCentralised Ticket

📷 Mengajukan via QR CodeSubmitting via QR Code

QR Code tersedia di portal atau pada material cetak yang dipasang di area tertentu.

QR Codes are available on the portal or on printed materials posted in specific areas.

1

Scan QR Code menggunakan kamera ponsel AndaScan the QR Code with your phone camera

2

Browser akan langsung membuka formulir kategori terkaitYour browser will directly open the relevant category form

3

Isi dan submit formulir seperti biasaFill in and submit the form as usual

✅ Setelah Mengajukan TiketAfter Submitting a Ticket

Setelah tiket berhasil dibuat, staf akan merespons melalui saluran yang Anda gunakan — Email atau Web Portal. Anda juga dapat memantau status tiket langsung dari dashboard portal.

After a ticket is created, staff will respond through the channel you used — Email or Web Portal. You can also track your ticket status directly from the portal dashboard.

💡 Simpan nomor tiket Anda sebagai referensi untuk follow-up di kemudian hari. Save your ticket number as a reference for future follow-ups.

📝 Form DinamisDynamic Form

Beberapa kategori layanan dilengkapi dengan Form Dinamis — formulir khusus dengan pertanyaan tambahan yang relevan (misalnya: survei, pendaftaran, atau form keluhan terstruktur).

Some service categories come with a Dynamic Form — a custom form with additional relevant questions (e.g. surveys, registrations, or structured complaint forms).

📑 Multi-halamanMulti-page

Form dapat terdiri dari beberapa halaman. Navigasi dengan tombol Lanjut / Kembali.Forms can have multiple pages. Navigate with the Next / Back buttons.

✅ Validasi WajibRequired Validation

Field wajib harus diisi sebelum bisa lanjut halaman berikutnya atau submit.Required fields must be filled before proceeding or submitting.

👁 Preview JawabanAnswer Preview

Tinjau semua jawaban dalam satu tampilan ringkasan sebelum submit final.Review all answers in a summary view before the final submission.

🔒 Final Setelah SubmitFinal After Submit

Jawaban bersifat final setelah dikirim. Hubungi staf jika perlu koreksi.Answers are final after submission. Contact staff for corrections.

💡 Tidak semua kategori memiliki form dinamis. Kategori dengan form dinamis biasanya ditandai dengan ikon atau label khusus di halaman portal. Not all categories have a dynamic form. Categories with one are usually marked with a special icon or label on the portal page.

🔄 Status TiketTicket Status

Setiap tiket memiliki status yang menunjukkan tahap penanganannya. Pahami setiap status agar Anda tahu apa yang perlu dilakukan.

Every ticket has a status indicating its current handling stage. Understanding each status helps you know what action is required.

Open → Investigating → Pending Info → Resolved → Closed

Status	ArtinyaMeaning	Yang Harus Anda LakukanWhat You Should Do
Open	Tiket baru masuk, menunggu staf memulai.New ticket received, awaiting staff to begin.	Tunggu — staf akan segera merespons.Wait — staff will respond shortly.
Investigating	Staf sedang menyelidiki dan mengerjakan permintaan Anda.Staff is actively investigating and working on your request.	Tidak perlu tindakan — staf sedang mengerjakan.No action needed — staff is already on it.
Pending Info	Staf membutuhkan informasi tambahan dari Anda.Staff needs additional information from you.	⚠ Periksa portal/Email Anda segera dan balas pesan staf.⚠ Check your portal/Email immediately and reply to staff.
Resolved	Staf telah menerapkan solusi.Staff has applied a solution.	Konfirmasi bahwa masalah sudah terselesaikan. Jika belum, hubungi staf lagi.Confirm the issue is resolved. If not, contact staff again.
Closed	Tiket selesai dan diarsipkan.Ticket complete and archived.	Tidak perlu tindakan. Jika masalah berulang, ajukan tiket baru.No action needed. If the issue recurs, submit a new ticket.

⚠ Jika tiket berstatus Pending Info, segera balas pesan staf. Tiket tidak dapat dilanjutkan tanpa jawaban Anda. If your ticket is in Pending Info status, reply to staff promptly. The ticket cannot proceed without your response.

📚 Knowledge Base

Knowledge Base adalah repositori artikel panduan dan solusi masalah umum yang dikurasi oleh tim support. Gunakan KB untuk mencari jawaban secara mandiri sebelum mengajukan tiket.

The Knowledge Base is a repository of how-to guides and common solutions curated by the support team. Use the KB to find answers independently before submitting a ticket.

🔍

Cari ArtikelSearch Articles

Masukkan kata kunci di kolom pencarian.Enter keywords in the search bar.

🗂

Per KategoriBy Category

Jelajahi artikel berdasarkan topik tematik.Browse articles by topic theme.

💡

Self-Service

Banyak masalah umum sudah terjawab di sini.Many common issues are already answered here.

💡 Akses Knowledge Base di /kb/ dari menu sidebar. Tidak diperlukan login khusus untuk membaca artikel. Access the Knowledge Base at /kb/ from the sidebar menu. No special login is required to read articles.

🚀 App Portal

App Portal adalah halaman kumpulan pintasan ke aplikasi lain milik perusahaan (mis. Sistem Keuangan, HRIS, Absensi) — semua dalam satu tempat, tanpa perlu mengingat banyak alamat website.

App Portal is a page of shortcuts to your company's other applications (e.g. Finance System, HRIS, Attendance) — all in one place, without needing to remember many website addresses.

1

Buka menu App Portal 🚀 di sidebarOpen the App Portal 🚀 menu in the sidebar

2

Klik kartu aplikasi yang ingin dibuka — akan terbuka di tab baruClick the app card you want to open — it opens in a new tab

💡 Tidak semua kartu tampil untuk semua orang — beberapa aplikasi dibatasi hanya untuk role tertentu oleh SuperAdmin. Not every card is visible to everyone — some apps are restricted to specific roles by SuperAdmin.

📖 User Manual

Berbeda dari halaman panduan ini — User Manual berisi dokumentasi cara pakai aplikasi-aplikasi internal perusahaan lainnya (mis. panduan Finance System atau HRIS), disusun berjenjang seperti daftar bab dan sub-bab buku.

Different from this guide page — User Manual contains how-to documentation for your company's other internal applications (e.g. a Finance System or HRIS guide), organized like a book's chapters and sub-chapters.

1

Buka menu User Manual 📖 di sidebarOpen the User Manual 📖 menu in the sidebar

2

Pilih aplikasi yang ingin dipelajari dari halaman utamaSelect the application you want to learn about from the landing page

3

Jelajahi bab/sub-bab di panel kiri, atau gunakan kolom pencarian untuk langsung menemukan topikBrowse chapters/sub-chapters in the left panel, or use the search box to jump straight to a topic

🎟️ Area Pribadi SayaMy Personal Area

Beberapa menu di sidebar khusus menampilkan hal-hal yang berkaitan langsung dengan Anda — tidak semua menu ini tentu tampil, tergantung fitur yang diaktifkan untuk akun Anda.

A few sidebar menus show items that specifically involve you — not every menu below necessarily appears, depending on which features are enabled for your account.

✅ My Approvals

Daftar permintaan yang menunggu persetujuan Anda — misalnya form multi-tahap di mana Anda ditunjuk sebagai salah satu penyetuju.

A list of requests waiting for your approval — for example, a multi-stage form where you're designated as one of the approvers.

1

Buka menu My Approvals di sidebarOpen the My Approvals menu in the sidebar

2

Klik item yang menunggu → tinjau detailnya → Setujui atau TolakClick a pending item → review the details → Approve or Reject

✍️ My Signatures

Daftar dokumen yang perlu Anda tanda tangani secara digital (E-Sign) — misalnya surat tugas atau persetujuan resmi.

A list of documents that need your digital signature (E-Sign) — e.g. an assignment letter or a formal approval.

1

Buka menu My Signatures di sidebarOpen the My Signatures menu in the sidebar

2

Buka dokumen yang menunggu → baca isinya → bubuhkan tanda tangan digital pada kotak yang ditandaiOpen the pending document → read its content → apply your digital signature on the marked box

💡 Jika Anda menerima dokumen E-Sign lewat email tanpa perlu login (sebagai penanda tangan eksternal), buka link tersebut langsung — tidak perlu akun di sistem ini. If you receive an E-Sign document via email without needing to log in (as an external signer), open that link directly — no account on this system is required.

📝 My e-Forms

Daftar formulir dokumen (e-Form) yang pernah Anda ajukan — bisa dari tiket, atau langsung sebagai form standalone tanpa perlu membuat tiket terlebih dahulu.

A list of document forms (e-Forms) you've submitted — either from a ticket, or directly as a standalone form without needing to create a ticket first.

1

Buka menu My e-Forms di sidebar untuk melihat riwayat pengajuan AndaOpen the My e-Forms menu in the sidebar to see your submission history

2

Klik salah satu pengajuan untuk melihat status tahapannya — mis. sedang menunggu persetujuan Vendor atau IT OpsClick a submission to see its stage status — e.g. currently waiting on Vendor or IT Ops approval

❓ FAQ & Kondisi KhususFAQ & Special Conditions

Hubungi staf support dan berikan alamat email yang Anda gunakan saat mendaftar. Staf dapat melacak tiket Anda menggunakan informasi tersebut. Anda juga bisa melihat daftar tiket di dashboard portal jika sudah login.

Contact the support desk and provide the email address used when registering. Staff can trace your ticket using that information. You can also view your ticket list on the portal dashboard if logged in.

Ya, Anda bisa melampirkan lebih dari satu file. Tambahkan satu per satu menggunakan tombol lampiran di formulir tiket. Pastikan ukuran setiap file tidak melebihi batas sistem.

Yes, you can attach more than one file. Add them one at a time using the attachment button in the ticket form. Make sure each file does not exceed the system size limit.

Status ini berarti staf membutuhkan informasi tambahan sebelum bisa melanjutkan. Periksa portal atau Email Anda — staf sudah mengirimkan pesan. Segera balas agar tiket dapat dilanjutkan.

This means staff needs additional information from you before continuing. Check your portal or Email — staff has sent you a message. Reply promptly so the ticket can proceed.

Tiket dapat diteruskan (forward) atau dieskalasi ke staf atau tim lain sesuai kebutuhan. Ini adalah proses normal — seluruh riwayat tiket tetap tersimpan sehingga staf manapun yang mengambil alih akan memiliki konteks lengkap.

Tickets can be forwarded or escalated to other staff or teams as needed. This is normal — the full ticket history is preserved so any staff who takes over has full context.

Sistem hanya memproses pesan portal dalam konteks tiket yang aktif. Akun portal Anda digunakan untuk identifikasi dan notifikasi. Data hanya dapat diakses oleh staf yang berwenang menangani tiket Anda.

The system only processes portal messages in the context of an active ticket. Your portal account is used for identification and notifications. Data is only accessible by staff authorised to handle your ticket.

Kondisi KhususSpecial Conditions

🚨 Tiket Prioritas P1P1 Priority Tickets

Tiket dengan prioritas P1 ditangani dengan prioritas tertinggi. Staf mungkin akan langsung menghubungi Anda melalui telepon — pastikan nomor Anda dapat dihubungi.P1 priority tickets are handled with the highest urgency. Staff may contact you via phone call — ensure your number is reachable.

🔐 Kategori ConfidentialConfidential Categories

Tiket di kategori confidential bersifat pribadi — hanya staf berwenang yang dapat melihat isi tiket. Pengguna lain tidak dapat mengakses informasi Anda.Tickets in confidential categories are private — only authorised staff can view the content. Other users cannot access your information.

📧 Tiket via EmailEmail Tickets

Email yang Anda kirim ke alamat support otomatis dikonversi menjadi tiket. Anda akan menerima konfirmasi berisi nomor tiket melalui email balasan.Emails sent to the support address are automatically converted into tickets. You will receive a confirmation with a ticket number in the reply.

Panduan Pengguna PortalPortal User Guide

Panduan Pengguna Portal Portal User Guide